L’année prochaine, au 1er juillet 2024, vous devrez obligatoirement être en capacité de recevoir des factures électroniques de la part de vos fournisseurs. Et à partir d’une date comprise entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026 (en fonction de la taille de votre entreprise), vous devrez également émettre des factures sous format numérique.
C’est donc un énorme chantier qui vous attend, quelle que soit l’activité de votre entreprise et sa taille. Avez-vous commencé à modifier vos procédures ? Si tel n’est pas le cas, nous vous proposons de profiter de cette opportunité pour engager une réflexion plus globale sur le traitement global de votre courrier. Car outre qu’elle vous permettra de satisfaire ces obligations, la solution Neotouch de Quadient peut vous faire gagner (beaucoup) d’argent.
Qu’est-ce que Neotouch de Quadient ?
Neotouch est une solution globale d’externalisation de la gestion du courrier, c’est-à-dire, un bouquet de prestations vous permettant d’optimiser le traitement de votre courrier entrant et sortant.
Elle se présente comme un logiciel en mode SaaS (sur le cloud), ce qui signifie que vous pouvez vous y connecter à l’heure qui vous convient, et avec l’appareil de votre choix (poste de travail, ordinateur portable, tablette, smartphone), à partir du moment où vous disposez d’une connexion internet.
Tous les formats, tous les types de courriers
Neotouch prend en charge toutes vos communications, qu’elles soient physiques (documents papier, chèques, et même, colis) ou numériques (fichiers tels que des factures électroniques, des contrats ou des emails publicitaires, par exemple).
Elle vous permet d’émettre vos courriers simples ou lettres recommandées (traditionnelles ou sous format numérique, aussi appelées Lettres Recommandées Électroniques AR24 ou LRE qualifiées).
Mais elle peut également être employée pour automatiser et rationaliser la réception et l’envoi de courriers digitalisés. Cela inclut bien sûr les factures clients, qui peuvent être dématérialisées en conformité avec la nouvelle réglementation portant sur la facture électronique dans le secteur privé.
Toutefois, d’autres types de documents peuvent être aussi traités de cette manière, notamment les factures fournisseurs, les bulletins de paye, et des documents plus spécifiques, comme les offres promotionnelles, les rapports d’activité ou les convocations aux assemblées générales adressées aux actionnaires, par exemple.
Comment fonctionne Neotouch ?
La solution Neotouch ne se contente pas de réceptionner ou d’expédier votre courrier, elle assure un traitement documentaire de bout en bout. Autrement dit, elle prend en charge tous les autres aspects du traitement documentaire : le tri, la préparation, la diffusion et la conservation du document.
1. Organiser la réception et le tri du courrier entrant
Neotouch gère la collecte des documents, des colis et des fichiers entrants, quels que soient leurs formats.
Avant la mise en place de l’outil, une analyse est réalisée au sein de votre entreprise pour déterminer quels sont les types de flux entrants et sortants que vous êtes amenés à traiter au quotidien.
Concernant les flux entrants, elle visera à identifier les différentes catégories de documents physiques (documents papiers, colis) et électroniques (fichiers, emails, ou autres) rencontrés :
- Les factures ;
- Les chèques de règlement ;
- Les contrats ;
- Les documents publicitaires ;
- Et des documents plus spécifiques, comme des lettres de réclamation, par exemple.
Les documents physiques (lettres, documents papiers autres, colis) devront être acheminés manuellement vers leur destinataire interne après regroupement.
Les documents électroniques pourront suivant les cas (factures, bordereaux de taxation, ou autres documents comptables, bons de commande, accusé de réception de commande, etc.) être intégrés dans votre progiciel intégré (ERP) si vous en avez un pour prise en compte dans vos processus de gestion (contrôle, validation, comptabilisation, etc.).
Les documents qui réclament un suivi plus personnalisé, tels que les litiges ou les contrats, seront transférés aux destinataires que vous désignerez.
Une fois que le cahier des charges est défini, Quadient se charge d’automatiser ce tri et ces transferts des bons documents vers les bonnes personnes/les bons logiciels.
Chaque destinataire désigné est autonome dans le traitement de son courrier.
Neotouch offre une interface globale permettant de suivre les documents réceptionnés et la suite qui leur a été donnée.
2. La composition et l’envoi de vos communications
Votre courrier sortant expédié par le canal de votre choix
Avec Neotouch, vous externalisez le processus d’envoi des documents.
Le transfert des documents qui ne nécessitent pas de retraitement (factures, bulletins de paye, accusés de réception de commande, etc.) peut être réalisé de manière automatisée depuis votre ERP ou votre logiciel métier, ou par une commande sur votre PC.
Les documents sont ainsi transmis au portail de Neotouch. Ils sont centralisés sur la plateforme Impress qui effectue leur envoi aux destinataires selon les modes de communication spécifiés.
Neotouch gère les envois multicanaux. De ce fait, vous pourrez choisir la méthode la plus simple pour transmettre vos documents :
- Sous forme d’email ;
- Par email en pièce jointe (fichier pdf) ;
- En format EDI pour les e-factures, notamment ;
- Par courrier recommandé traditionnel ou électronique ;
- Sur un portail web auquel le destinataire pourra se connecter ;
- Par SMS ;
- Vers Chorus Pro pour vos factures papiers à destination des administrations publiques ;
- Ou par colis dans certains cas.
À noter, Neotouch prend aussi en charge la signature numérique : vous pourrez donc signer vos documents numériques.
Pour les envois papiers, vous choisirez entre impression en noir et blanc ou en couleur, et pourrez inclure une pièce jointe. Vous pourrez également choisir le format de l’enveloppe et le type d’affranchissement.
Et c’est tout ! Quadient se chargera d’imprimer, de mettre sous pli et d’affranchir vos courriers dans ses locaux. Il les confiera ensuite à la poste pour envoi.
Là encore, vous disposez d’une interface vous assurant une visibilité totale sur l’ensemble de vos envois en temps réel. Elle vous permet de suivre précisément les courriers recommandés (au format papier ou numérique).
Vous pourrez également obtenir le reporting de votre activité courrier et suivre des tableaux de bord.
Automatisez l’envoi des documents composés
Parfois, les documents à communiquer à des tiers externes à l’entreprise nécessitent de regrouper des données de différentes sources.
Par exemple, les syndics de copropriété doivent périodiquement adresser les comptes-rendus d’assemblée aux copropriétaires. Ces comptes-rendus comprennent souvent un résumé des résolutions discutées et des décisions prises, des devis de travaux envisagés, et des décomptes de charges engagées.
D’autres entreprises doivent élaborer des rapports d’activité compilant des observations de terrain et des données chiffrées.
Pour les collaborateurs en charge de la rédaction de ces documents, il s’agit de collecter des données provenant de différentes sources, puis de les reprendre sur le document qui sera effectivement adressé à votre destinataire.
Vous pouvez aussi être amené à produire des courriers composés de multiples documents provenant de logiciels différents.
Neotouch vous aide à simplifier ces travaux. Il dispose de fonctionnalités lui permettant d’importer ces données issues d’applicatifs multiples ou d’autres sources de données.
La composition du document est automatisée en respectant son architecture-type. Vous pouvez personnaliser le document final en lui ajoutant une en-tête, ou des mentions particulières, le cas échéant.
Et hop, une activité qui pouvait prendre des heures, suivant la masse des destinataires à traiter, est désormais réglée en quelques clics ! Vos collaborateurs vont beaucoup apprécier cette automatisation qui leur permettra de gagner un temps fou.
Cerise sur le gâteau, outre qu’ils pourront consacrer ce gain de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée, ils éviteront de commettre les erreurs qui ne manquent jamais de survenir lorsque l’on réalise des manipulations de données fastidieuses et répétitives.
Vos courriers disponibles en un clic
Neotouch comprend également un outil de gestion documentaire qui vous permet de conserver vos documents.
Vos factures archivées et vos courriers sont stockés dans un espace sécurisé. Ils demeurent accessibles en ligne pendant une durée que vous déterminerez, et qui peut être comprise entre 2 mois et 11 ans.
Pour retrouver un document, il suffit de lancer une requête dans le moteur de recherche du module de gestion électronique de documents.
Finis, les photocopies, les travaux de classement chronophages et la consultation laborieuse des documents !
Sur un document numérisé, vous pouvez rechercher un mot, un chiffre, un nom de famille ou une expression en un clin d’œil. Plus besoin de lire l’intégralité d’un contrat de 7 pages pour retrouver cette clause particulière que vous insériez par le passé avant de la modifier, il y a 2 ans !
Ainsi, vous réaliserez de nombreux gains de productivité au quotidien, vous réduirez vos coûts d’impression, d’affranchissement et de frais de personnel tout en améliorant la traçabilité de vos communications.
Conclusion
Votre flux documentaire est suffisamment important pour mobiliser de gros moyens humains et techniques (imprimante photocopieuse, machine de mise sous pli, machine à affranchir) ? Le nécessaire passage à dématérialisation de vos factures vous donne la possibilité de réfléchir à une rationalisation de vos communications.
La solution Neotouch, proposée par Quadient en association avec Stor, partenaire de Quadient à La Réunion, vous permet de faire d’une pierre, deux coups.
Non seulement, vous dématérialiserez vos factures clients et serez en mesure d’accepter les factures fournisseurs en toute conformité avec la nouvelle réglementation, mais de plus, vous pourrez également assurer le traitement de bout en bout de tous vos autres documents, de la réception/émission jusqu’à l’archivage en passant par la diffusion sous le bon format aux bons destinataires.
Grâce à l’automatisation de vos processus de traitement du courrier, vous améliorerez votre compétitivité et réduirez vos coûts, tout en améliorant votre image de marque auprès de vos correspondants.
Votre entreprise est établie à La Réunion et vous êtes intéressé vous aussi pour économiser de l’argent sur votre traitement du courrier tout en réussissant le défi de votre passage à la facture électronique ? Contactez dès à présent Stor.
Nous vous proposerons de suivre une démonstration de Neotouch. Attention, quand vous aurez saisi quels peuvent être ses apports concrets pour votre entreprise, vous ne voudrez plus faire marche arrière !
