Skype, Zoom, Discord, Signal : sans doute votre entreprise réunionnaise est devenue familière avec l’un de ces outils de visioconférence gratuits pendant la période de confinement, et peut-être même qu’encore aujourd’hui, vous y faites appel de temps à autre pour des besoins ponctuels. Toutefois, même si ces outils ont permis de résoudre pour partie les problématiques liées à la collaborativité en temps de télétravail, ils présentent l’inconvénient de s’ajouter à une liste bien longue d’outils utilisés au quotidien dans l’entreprise, avec les inconvénients associés. En particulier, ils ne sont généralement pas compatibles avec ces autres applicatifs. Il existe pourtant une solution qui permet d’unifier vos communications, tout en vous offrant une agilité nouvelle : Microsoft 365. Découvrez quels sont les bénéfices spécifiques qu’elle peut apporter aux entreprises réunionnaises telles que la vôtre.
Que comprend le bouquet Microsoft 365 ?
Microsoft 365 est un bouquet de logiciels hébergés sur le cloud qui intègre notamment les programmes phares de la célèbre suite bureautique Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, et OneNote, l’application de prise de notes. Mais il comprend aussi OneDrive, un outil de stockage et de gestion de documents avec 1 téraoctets de données inclus d’office (si l’on peut dire…) dans la version de base, ainsi que Teams.
Ce dernier est une plateforme de communication unifiée proposant différents outils, dont la visioconférence et le chat, mais aussi le partage de fichiers et la gestion de projets.
Autrement dit, avec le package Microsoft 365, vous disposez de tous les outils bureautiques génériques dont toute entreprise a besoin pour fonctionner au quotidien. Vous pouvez créer toutes sortes de documents de travail, les intégrer entre eux et les partager très simplement.
Toute l’expérience de Microsoft
Les logiciels de Microsoft 365 sont (presque) tous connus depuis longtemps par vos collaborateurs. Souvent, ces derniers ont commencé à les utiliser alors qu’ils étaient étudiants. Même s’ils ne maîtrisent pas tous les outils de la suite, vos employés connaissent déjà les codes Microsoft.
Cette familiarité leur donnera plus d’aisance pour prendre en main les nouvelles fonctionnalités au fil de l’eau, ce qui vous garantit une excellente adoption de ces logiciels. Vous profiterez d’un bon retour sur investissement et d’une amélioration sensible de la productivité de votre entreprise.
Le savoir-faire de Microsoft est historique : vous éviterez les bugs des applicatifs récents et pourrez compter sur des innovations de plus en plus sophistiquées. Les outils intègrent tous l’intelligence artificielle à des degrés divers, et les évolutions dans ce domaine sont permanentes.
Les pouvoirs de l’intégration
Mais le plus gros point fort de la suite, c’est l’intégration : tous ces outils sont totalement compatibles entre eux. Il en découle plusieurs avantages décisifs.
D’abord, vos équipes gagnent du temps au quotidien. Finies, les connexions multiples à différents logiciels au cours de la journée. Avec la suite Microsoft 365, une seule connexion permet d’utiliser tous les outils qui composent le pack.
Vous évitez aussi la multiplication des silos de données qui se produit à chaque ajout de logiciels indépendants. Un silo de données apparaît lorsque l’on juxtapose des applications qui ne communiquent pas entre elles, ce qui oblige les utilisateurs à des saisies en double.
La collecte et la conservation de masses de données redondantes dans des univers disparates et non compatibles ouvre la porte aux pertes de productivité (les saisies de données identiques à de multiples reprises), aux surcoûts informatiques (il faut plus de mémoire pour conserver des données dupliquées dans des outils différents), et aux risques d’erreurs accrus.
Pire, les silos de données ont aussi la fâcheuse tendance à générer une certaine opacité dans l’entreprise, puisqu’ils compliquent l’analyse des données. Dans ces conditions, élaborer des outils de pilotage devient un réel casse-tête.
OneDrive
Microsoft 365 ne vous offre pas seulement de nombreux outils pour créer des documents, il fournit aussi la bibliothèque pour les stocker : OneDrive.
La centralisation des fichiers dans OneDrive est aussi un énorme bénéfice, dans la mesure où cette plateforme de stockage de vos données en mode cloud offre des fonctionnalités de gestion électronique de documents.
Une seule recherche vous permet de retrouver tous les fichiers associés à votre demande, quel que soit l’applicatif dans lequel ils ont été créés.
Il est donc très simple de travailler en mode projet avec Microsoft 365, grâce à la possibilité de rassembler des documents variés (contrats ou courriers tapés dans Word, tableaux réalisés sous Excel, notes prises dans OneNote, et présentations sous PowerPoint), pourvu que vous ayez adopté un système de dénomination astucieux vous permettant d’exploiter cette fonctionnalité, ou que l’on retrouve une référence au projet en question dans les contenus des fichiers en question.
De même, vous pourrez retrouver et partager ces documents en un clic au cours de vos visioconférences ou chats dans Teams.
Une capacité de stockage cloud de 1 téraoctet de données est offerte dans le pack de base. Si vous êtes une PME/TPE réunionnaise avec une utilisation moyenne des outils bureautiques et une bonne discipline de sauvegarde et d’archivage, ce bénéfice vous permet d’amortir facilement vos coûts d’utilisation de Microsoft 365.
Tous les avantages d’une solution cloud
Enfin, et ce n’est pas non plus négligeable, Microsoft 365 est une solution déployée en mode cloud, c’est-à-dire sur un réseau composé de plusieurs centres de données auquel votre entreprise se connectera via Internet.
Oubliez les questions d’infrastructure informatique
Autrement dit, le pack est utilisable en SaaS (software as a service), ce qui signifie que vous n’aurez pas à vous soucier de son hébergement. Pas besoin d’acquérir un nouveau serveur ou de recruter quelqu’un pour assurer l’installation ou la maintenance, tout est fait à distance, grâce à votre prestataire de service réunionnais.
Vous n’aurez pas non plus à supporter les coûts liés aux mises à jour des multiples logiciels qui composent le pack, tout se fait sans que vous ayez à vous en préoccuper. Vous pourrez donc vous concentrer sur vos activités et votre cœur de métier en toute sérénité.
Sécurité et flexibilité incluses
L’hébergement cloud de Microsoft 365 repose sur un réseau de datacenters sur lesquels les données circulent de manière optimisée, afin d’offrir une disponibilité et une sécurité maximum. En effet, si l’un de ces centres de données tombe en panne, un autre peut prendre le relais. Tout ceci se fait de manière transparente et automatique : vous n’avez rien à faire.
À La Réunion, c’est un gros atout, car un hébergement traditionnel (serveur) est plus vulnérable aux dégradations liées à des événements climatiques, voire géologiques. Une entreprise réunionnaise qui concentre tous ses logiciels, données et outils de travail dans un ou plusieurs serveurs basés sur site risque donc gros en cas d’inondation ou d’incendie de ses locaux.
Microsoft 365 est aussi doté d’outils de sécurité pour éviter les cybermenaces les plus courantes. Les communications sont fortement sécurisées, et il est possible d’opter pour le chiffrement de bout en bout dans Teams afin de brouiller les échanges et d’éviter toute potentielle interception.
Enfin, il est possible d’opter pour des modules de cybersécurité complémentaires tels que Privacy Management pour bénéficier d’outils de prévention des risques additionnels.
En outre, avec le cloud, Microsoft 365 vous libère des contraintes géographiques ou horaires en offrant un accès inconditionnel à vos applications. Vos collaborateurs pourront s’y connecter quand ils le souhaitent, quel que soit l’endroit où ils se trouvent (à La Réunion ou ailleurs) et avec l’appareil (connecté) de leur choix, pourvu qu’ils disposent d’une connexion internet.
Collaborativité maximale
Le cloud favorise aussi la collaborativité. Vos équipes peuvent travailler conjointement sur le même document en même temps et à distance. Sur les documents de travail, des indicateurs spécifiques permettent d’identifier les différentes modifications apportées et leur auteur. Il est aussi possible de revenir sur une version antérieure.
Vous mettrez ainsi fin aux échanges d’emails successifs et aux lourdeurs et risques d’erreurs qu’ils peuvent occasionner. Votre entreprise réunionnaise y gagnera une réactivité et d’une agilité très supérieure.
La Nouvelle Route du Littoral n’abolira pas les éternels embouteillages et les pertes de productivité gigantesques qui en résultent pour les entreprises réunionnaises, mais Teams le fera pour vous.
Vous pourrez organiser vos rendez-vous et réunions virtuels dans ce logiciel. Vos collaborateurs apprécieront de communiquer entre eux en direct avec cet outil simple riche en fonctionnalités récréatives pour apporter de la convivialité dans les interactions.
Grâce à la visioconférence, ils n’auront plus besoin de se déplacer autant. Vous pourrez réduire le temps perdu, les notes de frais excessives et les émissions de CO2 déplorables générées par les bouchons à La Réunion.
Optez pour un fournisseur réunionnais
À noter, pour migrer vers Microsoft 365, il est très fortement recommandé de faire appel à un prestataire réunionnais capable d’implémenter une solution cloud 100 % réunionnaise si votre entreprise est elle-même basée à La Réunion.
D’abord, parce que vous pourrez ainsi éviter les latences qui peuvent se produire avec une connexion internationale (avec la métropole, par exemple), en raison des fréquents incidents sur les câbles sous-marins.
Mais de plus, un prestataire réunionnais disposant de datacenters localisés à La Réunion sera aussi en mesure de maintenir les documents produits et stockés dans Microsoft 365 en conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD).
En effet, ce dernier vous oblige à conserver les données personnelles que vous êtes appelé à collecter dans le cadre de vos activités sur des serveurs ou centres de données établis au sein de l’Union européenne.
Et pour finir, nous avons une bonne nouvelle pour vous : il existe un prestataire d’infogérance réunionnais partenaire de Microsoft et compétent à ce titre pour déployer et héberger votre suite Microsoft 365 sur des centres de données basés à La Réunion : Stor Solutions ! Prenez contact avec nous dès à présent pour décupler la collaborativité de votre entreprise et gagner plus d’argent avec un Microsoft 365 bien péi !
