I- La plateforme collaborative, c’est quoi ?
Une plateforme collaborative est définie comme un espace de travail virtuel permettant la centralisation d’informations, outils ou applications, et l’accès à ceux-ci pour les différents collaborateurs y ayant droit. Elle facilite ainsi la communication entre ces derniers en fluidifiant leurs interactions grâce, par exemple, à la possibilité de partager et modifier des fichiers de travail en temps réel.
La plateforme collaborative est le plus souvent associée à la gestion de projet. En effet elle possède des fonctionnalités de suivi de planning, mise à jour de données, identification des collaborateurs participants, et gestion des tâches.
Vous l’aurez compris, avec la complexification des processus métier et la multiplication des outils utilisés par les différents acteurs au sein des entreprises, les plateformes collaboratives permettent un gain de productivité et d’efficacité considérable.
Les différents types de plateformes collaboratives
Leur utilisation ne se limite cependant pas à la gestion de projet. Ainsi, il existe plusieurs types de plateformes collaboratives qui se différencient par leurs usages propres :
- Les réseaux sociaux d’entreprises
Joignant l’intranet à l’extranet, le RSE est un outil de communication incontournable pour les entreprises. Il permet ainsi la communication en interne, et celle avec vos fournisseurs ou clients. SharePoint est ici un outil qui prime chez les professionnels.
- Les solutions de partage et de transfert de fichiers
Archivage et gestion commune de contenus sont ici les maîtres mots. Ces solutions permettent à toute personne de votre entreprise, ayant les droits d’accès nécessaires, de pouvoir obtenir les fichiers déposés dans l’espace de partage. Le bureau virtuel avec sauvegarde cloud représente aujourd’hui la solution professionnelle la plus adéquat du fait de la sécurité de son infrastructure et des quantités de stockage proposées.
- Les suites bureautiques collaboratives
Permettant à vos collaborateurs d’avoir accès à leurs outils de base que sont l’éditeur de texte ou encore le tableur.
Coordonnés et connectés entre eux, les composants de ces suites bureautiques collaboratives sont aussi liés à des logiciels annexes tels que des messageries instantanées. Elles admettent ainsi des fonctionnalités très intéressantes comme la modification en temps réels des documents crées par les différents collaborateurs. Microsoft Office 365 est l’une des suites bureautiques collaboratives la plus utilisé par les entreprises.
- Les gestionnaires de tâches
Afin de mieux gérer les tâches à effectuer pour la réalisation de projets, des gestionnaires de tâches collaboratifs ont vu le jour. Gardez ainsi un œil sur l’état d’avancement de vos collaborateurs dans la réalisation de leurs tâches avec Trello par exemple.
II- Les avantages des plateformes collaboratives
Les plateformes collaboratives sont une aubaine pour les entreprises. En effet elles admettent de nombreux avantages et ce sur différents plans.
Gain de temps : Les collaborateurs peuvent consulter et modifier les fichiers déposés par un utilisateur en temps réel.
Réduction des coûts : Les plateformes collaboratives permettent une réduction des échanges physiques. Cela se traduit par une réduction des dépenses en matériel (imprimantes, photocopieuses, etc..), en communication (envois postaux, impressions, etc..) et en transport grâce aux échanges électroniques.
Mobilité accrue : Les plateformes collaboratives sont disponibles 24h/24h et 7j/7j, à tout endroit, et sur toutes les plateformes (smartphones, tablettes, ordinateurs). Ainsi, vos collaborateurs auront accès aux fichiers partagés tant qu’ils auront accès à internet.
Meilleure protection des données : Grâce aux nombreux outils disponibles pour protéger vos données (ex : traçabilité des modifications, attribution des droits d’accès aux personnes qualifiées, mot de passe, etc…). Mais aussi et surtout grâce aux sauvegardes dans le cloud.
Centralisation des données : Ce qui facilite et fluidifie fortement les échanges d’informations.
Suivi en temps réel : Les responsables du projet en cours peuvent suivre l’état d’avancement de celui-ci en temps réel.
Implication accrue des différents collaborateurs : Qui accroît de ce fait leur stimulation et donc leur efficience.
Meilleure conciliation entre vie professionnelle et privée : grâce à la mobilité accrue, qui amène à une meilleure satisfaction au travail. Cette satisfaction accrue amène à une meilleure productivité
