Très bientôt, toutes vos factures devront être dématérialisées dès leur émission. Très bientôt, c’est-à-dire dès le 1er janvier 2023. Il ne vous reste donc que quelques mois pour vous équiper avec les solutions qui vous permettront de faire face à cette nouvelle obligation légale : émettre des factures numériques, mais aussi gérer celles que vous recevrez de vos fournisseurs. En matière de documents, il existe 2 grandes familles d’applicatifs sur le marché : les logiciels d’archivage électronique et les logiciels de gestion électronique de documents. Connaissez-vous la différence entre ces deux types de solutions ? Nous avons relevé 3 distinctions essentielles. Les voici.
1 – Documents vivants contre documents morts
La GED (Gestion Electronique de Documents) est une application qui fonctionne comme une base de données permettant de rassembler et de conserver les documents tout en organisant leur circulation et leur mise à jour.
C’est un outil qui vise à améliorer la collaboration et la circulation de l’information. Les documents qui y sont stockés sont des documents sur lesquels les collaborateurs peuvent être amenés à travailler.
La GED offre en général plusieurs fonctionnalités : numérisation des documents s’ils sont entrés dans l’entreprise sous format papier, attribution de caractéristiques d’identification, classement, conservation, application de règles d’accès et de diffusion. Elle gère aussi la traçabilité de ces consultations et des modifications qui ont été apportées.
Dans la GED, les documents sont donc vivants et ils sont susceptibles d’être édités, le cas échéant.
Au contraire, la principale fonctionnalité d’un SAE (Système d’Archivage Électronique des Documents) est la conservation de documents pour garantir leur protection et leur intégrité. Ces fichiers demeureront intangibles et disponibles pendant une durée prédéterminée.
Un logiciel d’archivage propose des fonctionnalités communes avec celles de la GED : numérisation des documents papier, indexation et catégorisation, classement, conservation, application de règles d’accès et de diffusion. Mais il ne permet pas la modification ou la suppression de ces fichiers. Il ne gère pas non plus les différences de versions. En revanche, il respecte des durées de détention maximales au terme desquelles les documents sont définitivement détruits.
Pour résumer, le SAE gère des documents “morts”, qui ne doivent plus être modifiés, et qui doivent demeurer disponibles pour des raisons juridiques (brevets, titres de propriété, par exemple), scientifiques ou fiscales (enregistrements comptables, factures et pièces comptables qui doivent demeurer consultables pour être consultés en cas de contrôle fiscal, par exemple).
2 – Collaboration contre sécurité
Une solution de Gestion électronique des documents favorise la collaboration dans la mesure où elle facilite la création de fichiers, leur partage et leur modification.
Le système de gestion documentaire est très fréquemment consulté au quotidien par de nombreux collaborateurs de l’entreprise. Souvent, il intègre des fonctionnalités de gestion des accès. Les collaborateurs n’accèderont qu’à certains documents, en fonction de leurs prérogatives. Il est aussi possible d’introduire des circuits de validation afin de contrôler les modifications qui peuvent être apportées.
En revanche, un système d’archivage est beaucoup moins consulté, car il contient une grande proportion de fichiers portant sur des périodes passées qui ne sont plus en rapport avec l’activité de l’entreprise.
Son fonctionnement peut être assimilé à celui d’un coffre-fort : il restreint l’accès aux fichiers par une gestion stricte des droits d’accès. Il les protège aussi contre la destruction et la modification. Contrairement à la GED, il garantit leur sécurité et leur confidentialité. Grâce à ces caractéristiques, la conservation est assurée dans des conditions conformes aux normes légales et les fichiers ont valeur probante aux yeux des autorités.
A ce propos, il faut d’ailleurs souligner qu’un système de GED peut intégrer des documents qui ont été enregistrés dans le logiciel d’archivage de l’entreprise. Dans cette situation, il peut donc y avoir des doublons. Cependant, les difficultés qui pourraient provenir de ces duplications sont souvent atténuées par les fonctionnalités d’identification (communes aux deux applications) et de suivi des modifications (présentes dans le système de GED) qui permettent de retrouver aisément les versions originales.
3 – Evolutivité contre rigidité
Sans surprise, un système de GED est beaucoup plus affecté par les évolutions de l’activité de l’entreprise qu’une application d’archivage de documents qui est par nature plus statique.
Le système de gestion documentaire se développe en principe beaucoup plus rapidement que le SAE.
Au contraire, l’évolutivité n’est pas la qualité première d’un système d’archivage qui doit plutôt demeurer stable.
Il est facile de confondre les logiciels de gestion électronique des documents avec ceux de l’archivage électronique, d’autant que certaines GED offrent des fonctionnalités d’archivage. Mais même dans ce cas, la GED ne peut se substituer à un SAE. Car cette fonctionnalité ne confère pas une valeur probante aux documents ainsi conservés, compte tenu de la vocation collaborative par nature de cet outil. Il n’y a donc pas possibilité d’opter pour une solution tout-en-un qui intégrerait les deux fonctions.
Et vous, quelle solution vous conviendrait ? Un système d’archivage sera-t-il suffisant pour stocker vos factures dématérialisées ? Ou voulez-vous en profiter pour doter votre entreprise d’un équipement susceptible de doper sa productivité ? N’hésitez pas à consulter Stor Solutions, expert en gestion électronique des documents et archivage à La Réunion. Nous vous aiderons à respecter vos nouvelles obligations légales en matière de dématérialisation des factures.
