C’est la fin de l’année, et votre responsable du service des Ressources Humaines propose d’utiliser les budgets encore disponibles sur l’acquisition d’une nouvelle application de gestion des payes et des dossiers du personnel. Il vous a soumis des propositions de logiciels en SaaS, c’est-à-dire basés sur le cloud, mais vous tiquez : ils sont beaucoup plus chers au final qu’un logiciel installé en local, comme celui que votre entreprise utilisait jusqu’à présent.
Mais votre DRH vous assure que vous rentabiliserez un applicatif sur le nuage bien plus rapidement. Devez-vous le croire ?
Les bénéfices généraux de l’informatique sur le cloud
Un système sur-mesure
L’informatique en nuage (“cloud”) se définit comme la mise à disposition de ressources de stockage personnalisées sur Internet. Le fournisseur du cloud assure la fourniture, la maintenance et la mise à jour des matériels, logiciels et équipements qui forment le réseau de centre de données répartis dans des endroits différents qu’il a mis en place.
De ce fait, l’utilisateur n’a pas à se doter de cette infrastructure ni à la maintenir, et il n’utilise que l’espace mémoire et les logiciels dont il a besoin. C’est donc par nature une solution économique, puisqu’elle est totalement ajustable aux besoins du client.
Une redondance sécurisante
En outre, grâce à la multiplicité des datacenters mis en œuvre (la redondance), c’est une solution plus sécurisante, puisqu’en cas de panne de l’un de ces centres, les autres peuvent prendre le relais. Les interruptions de service sont donc très brèves, sinon inexistantes.
Une disponibilité totale
Enfin, le dernier grand avantage de cette configuration, c’est qu’elle offre une disponibilité totale des applications. Comme les données transitent sur internet, il n’y a pas de limitation liée à des contraintes d’horaires d’ouverture du fournisseur de cloud. De même, il est possible de se connecter à ses applications et données conservées en mode cloud à partir de n’importe quel appareil connecté à internet (téléphone mobile, tablette, ordinateur portable).
L’informatique en nuage apporte donc une réponse à la demande croissante de mobilité des entreprises, qu’elle prenne la forme du télétravail ou de l’itinérance de certains employés.
Les bénéfices de l’informatique sur le cloud pour les ressources humaines
Une plus grande efficacité
Les applicatifs de ressources humaines basés sur le cloud permettent d’automatiser des fonctionnalités qui étaient auparavant gérées en manuel.
La saisie des feuilles d’heures, des demandes de congés, les évaluations, les compléments d’informations liées aux déclarations d’impôt sur le revenu, peuvent en effet être directement saisies par les employés concernés sur l’application, plutôt qu’être recopiés ou ressaisis par un employé du service RH.
De la même manière, le cloud facilite la gestion de la main-d’œuvre lorsqu’elle travaille sur différents sites. Vous éliminez ainsi un grand nombre de documents papier, mais surtout, vous réduisez les risques d’erreurs et les incohérences.
De plus, souvent, les applicatifs RH en mode cloud intègrent des fonctionnalités d’analyse des données plus riches et plus puissantes que celles des logiciels de RH conventionnels. Vous appréhendez plus facilement les tendances, grâce à des rapports détaillés. Vous disposez également de davantage d’outils pour vous aider à trouver les meilleurs candidats pour votre entreprise. Le cloud permet également d’accéder à des fonctionnalités innovantes basées sur l’intelligence artificielle, qui peuvent simplifier et accélérer grandement certains des travaux à réaliser.
Vos responsables RH pourront donc se concentrer sur les objectifs de long terme plus productifs pour votre entreprise que ces tâches quotidiennes. Les membres de leurs équipes se verront débarrassés de travaux fastidieux à faible valeur ajoutée.
Renforcez votre marque et votre réputation d’employeur
De nos jours, la plupart des entreprises se livrent une « guerre » pour recruter les meilleurs talents, et dans ce contexte, chaque détail peut faire la différence. Une solution RH basée sur le cloud (en SaaS, par exemple) vous permet de vous distinguer de plusieurs façons.
D’abord, elle indique que vous avez foi en l’avenir et que vous investissez pour pérenniser votre croissance. Ensuite, elle montre que vous êtes un employeur ouvert aux technologies de pointe et soucieux d’offrir des postes intéressants à ses collaborateurs.
D’une manière générale, le travail sur le cloud permet à tous les employés de mieux communiquer et de partager leurs idées. Par conséquent, ils accroissent leur visibilité. L’entreprise (et plus particulièrement le service des RH) développe ainsi sa connaissance des collaborateurs, et peut mieux identifier les talents et les opportunités en interne.
Évolutif par nature
Les ressources humaines , qui figurent parmi les fonctions de l’entreprise les plus sensibles aux aspects règlementaires, profitent grandement des mises à jour automatiques des logiciels sur le cloud.
En effet, les fournisseurs d’applications sur le cloud veillent en général à ce que leur logiciel respecte constamment la réglementation. Dès qu’un changement règlementaire est en vue, ils modifient leur applicatif pour maintenir sa pertinence. En principe, ces mises à jour sont réalisées automatiquement, contrairement aux applications sur site. Ainsi vous êtes certain que votre entreprise se conforme à la réglementation à tout moment, quasiment sans aucune intervention de votre part.
La sécurité
Les données traitées par les RH sont en général confidentielles et sensibles de ce point de vue à la sécurité du système informatique de l’entreprise.
La technologie du cloud prend en compte la sécurité par construction. Les solutions RH basées sur le cloud (ou en SaaS) sont plus sûres car vous pouvez contrôler qui accède à quelles informations, grâce à une gestion stricte des accès.
Les données et les applications sont hébergées à distance ; les données transmises sont le plus souvent chiffrées.
Les solutions en mode cloud offrent des fonctionnalités avancées qui permettent aux entreprises de se concentrer sur leur croissance. Elles sont en elles-mêmes un facteur de croissance, grâce aux gains de productivité qu’elles permettent de gagner.
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