Tic, toc… L’échéance vers la dématérialisation obligatoire des factures pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA s’approche à grands pas. Vous l’ignorez peut-être si vous ne travaillez pas avec des institutions publiques, mais depuis 2020, toutes les entreprises françaises ont déjà l’obligation de leur adresser leurs factures sous format électronique. Et dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises françaises seront concernées par la facturation électronique, y compris celles qui sont établies à La Réunion.
Si vous ne le savez pas encore, découvrez ce dont il s’agit, et pourquoi votre entreprise réunionnaise ne devrait pas forcément attendre la solution de son logiciel de comptabilité ou de son ERP.
En quoi consiste l’obligation de dématérialisation ?
C’est la loi de finances pour 2020 qui a introduit cette obligation de dématérialisation des factures pour les entreprises assujetties à la TVA établies en France. L’ordonnance du 15 septembre 2021 a apporté des précisions concernant sa mise en œuvre.
Toutes les entreprises françaises, y compris celles de moins de 10 salariés, doivent déjà adresser des factures électroniques aux administrations pour lesquelles elles travaillent, et ce depuis le 1er janvier 2020.
À partir du second semestre 2024, toutes les entreprises (y compris les sociétés réunionnaises) devront accepter des factures dématérialisées de leurs fournisseurs et les intégrer sans saisie dans leur logiciel de comptabilité, leur ERP ou leur logiciel de gestion commerciale.
Les grandes entreprises devront aussi émettre toutes leurs factures au format électronique. Les entreprises de taille moyenne partageront les mêmes obligations 6 mois plus tard, et au 1er janvier 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront recevoir et émettre leurs factures sous format électronique.
La définition d’une facture dématérialisée
Point important, dans son acception de l’ordonnance du 15 septembre 2021, une facture électronique (aussi appelée e-invoice) n’est pas une facture papier convertie en document .pdf.
C’est un fichier électronique qui a été émis sous ce format dès l’origine et qui le reste tout au long de son traitement. Il est intégré automatiquement dans le système informatique du destinataire. Pour ce faire, il comporte des données “structurées” qui peuvent être récupérées par des moyens informatiques sans avoir à ouvrir le document (ce qui n’est pas possible avec un fichier pdf).
Comme toute facture (ou avoir), la e-facture comporte les mentions obligatoires prévues par le code de commerce et le code général des impôts. Quatre nouvelles mentions devraient également y être ajoutées, mais aucune précision officielle n’a encore été apportées à ce sujet.
En outre, une facture dématérialisée est inaltérable. On ne peut ni la falsifier, ni la modifier. Elle permet également d’identifier son émetteur avec certitude. Pour assurer cette intégrité et cette inviolabilité, des moyens spécifiques doivent être déployés :
- l’inclusion d’une signature électronique ;
- l’ajout d’un message structuré respectant une norme sécurisée de type PGI, EDI, XML ;
- la mise en place de procédures établissant les preuves de l’existence et des liens entre une commande et la livraison de biens ou de service correspondante, autrement dit, le développement d’une piste d’audit fiable (PAF).
La facture électronique pourra ainsi avoir valeur de preuve juridique.
Enfin, une e-invoice ne doit pas être saisie ou imprimée. Après avoir été enregistrée, elle doit être scellée et horodatée, puis archivée dans un coffre-fort numérique telle quelle.
Plateformes de Dématérialisation Partenaires et Portail Public de Facturation
Les factures suivront un circuit « en Y ». Elles seront transmises à une “Plateforme de Dématérialisation Partenaire« , ou PDP, c’est-à-dire, un prestataire privé agréé par l’État. Cette plateforme se chargera d’émettre les factures électroniques natives et de valider leur intégrité.
La PDP prendra également en charge l’envoi de la facture au client concerné, mais aussi à une plateforme centralisatrice publique, appelée “Portail Public de Facturation” (PPF). Celle-ci assurera la communication des données de facturation ainsi recueillies aux services des impôts. Ce PPF pourrait être Chorus Pro, déjà utilisé actuellement pour recueillir et répartir les factures dématérialisées destinées aux entités publiques.
En parallèle, la Plateforme de Dématérialisation Partenaire pourrait également offrir des services annexes : reconnaissance optique pour intégrer informatiquement les données de documents sous format .pdf (sans saisie), gestion des relances clients, outils de gestion de documents, etc.
À noter, les entreprises pourront alternativement remplacer la PDP par le Portail Public de Facturation. Elles pourront y déposer leurs factures en format .pdf, saisir les données correspondantes et recevoir en échange des factures électroniques converties au format Factur-X (un format qui adjoint un fichier .xml à un fichier .pdf, afin de pouvoir intégrer les données qu’il contient de manière automatisée).
L’e-reporting
De plus, les plateformes de dématérialisation partenaires devront transmettre les informations clés liées aux facturations soumises à TVA non concernées par l’obligation de dématérialisation des factures :
- Les ventes aux particuliers ;
- Les ventes aux sociétés étrangères, qu’elles soient établies au sein de l’UE, ou non.
C’est ce que l’on nomme l’e-reporting. La liste des opérations concernées sera précisée par décret.
Quels sont les objectifs de la dématérialisation des factures ?
Dans les documents destinés à l’information du public sur la dématérialisation des factures, l’administration publique met en avant plusieurs objectifs :
- Un accroissement de la compétitivité des entreprises lié à la réduction des coûts et l’optimisation des traitements administratifs relatifs à la facturation et à la dématérialisation des factures ainsi qu’une réduction des délais de paiement.
- Une simplification des obligations fiscales des entreprises grâce au pré-remplissage rendu possible des déclarations de TVA ;
- Une connaissance en temps réel de l’activité économique française qui permettra d’améliorer l’efficacité des décisions politiques.
“Pour une entreprise, le coût d’une facture électronique est inférieur à celui d’un timbre-poste alors que celui d’une facture papier est supérieur à 10 euros”, rappelle le site internet du fisc.
Mais bien sûr, le principal intérêt de ces mesures, c’est de permettre de mieux lutter contre la fraude (et donc, d’accroitre les recettes de TVA) en contrôlant étroitement la facturation des entreprises françaises. De plus, pour le fisc, réaliser des recoupements dans le cadre des contrôles fiscaux deviendra un jeu d’enfant.
L’intérêt d’effectuer sa transition vers la facture électronique dès à présent
Vous l’aurez compris, la dématérialisation n’est plus uniquement une possibilité offerte à votre entreprise réunionnaise pour améliorer sa productivité. C’est une obligation prochaine à laquelle vous devrez vous conformer sous peine d’encourir de très fortes amendes.
Mais vous pouvez également y voir une opportunité pour optimiser les processus de facturation de votre société, et réaliser d’importantes économies au passage.
En effet, la facturation électronique abaisse significativement vos coûts administratifs, grâce à plusieurs leviers :
- La réduction de vos achats de papier et de fournitures de bureau (papier, toner d’imprimantes, mais aussi augmentation de la durée de vie de ces dernières) ;
- L’automatisation de processus de saisie à faible valeur ajoutée et la réduction du nombre d’erreurs et des pertes de productivité qu’elles occasionnent ;
- La simplification de certaines obligations déclaratives, dont la TVA ;
- L’abaissement des délais de traitement contribue à faciliter la mise en paiement des factures. En conséquence, vos délais de paiement sont réduits, ce qui améliore votre gestion de trésorerie.
On estime qu’en moyenne, la dématérialisation des factures fournisseurs permet d’abaisser de moitié le temps consacré à leur saisie et à leur validation. Imaginez ce que cela signifie si votre comptabilité fournisseurs emploie 3 ou 4 personnes… Au global, les gains représentent 50 à 75 % des coûts des traitements des factures papier, en fonction des entreprises.
Enfin, et il ne faut pas négliger ce dernier point, la transition vers la facturation numérique permet d’atténuer l’empreinte carbone de votre entreprise réunionnaise. Non seulement, vous aurez le sentiment d’œuvrer pour la réduction de votre impact environnemental, mais de plus, vous améliorerez l’image de votre société à l’égard des tiers.
Pourquoi attendre le dernier moment pour mettre cette transition en tête de vos priorités, et ne pas profiter dès à présent de ses nombreux avantages ? Vous échapperez au risque des mauvaises décisions prises dans la précipitation.
En prime, vous éviterez de vous retrouver dans la file d’attente (surchargée) des prestataires spécialisés au moment où cette obligation entrera en vigueur, et l’épée de Damoclès des sanctions, faute de ne pas avoir été servi à temps.
La dématérialisation des factures avec Quadient Neotouch Facture
Pourquoi votre éditeur de logiciel comptable n’est pas forcément le meilleur choix
L’éditeur de votre logiciel de comptabilité ou de votre ERP vous a peut-être déjà contacté pour se positionner en tant que potentiel future Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Et peut-être, vous êtes très tenté de lui faire confiance et d’attendre ses développements en la matière. Après tout, cela vous épargnerait un très gros casse-tête.
Mais repensez-y. Pour le moment, votre logiciel de comptabilité/de gestion commerciale/votre ERP n’assure probablement pas l’archivage de vos factures, pas plus qu’il ne les signe numériquement. Pour cette société, il s’agit du développement d’une fonctionnalité entièrement nouvelle, avec tous les aléas qu’implique un nouveau développement :
- les retards liés aux imprévus ;
- la découverte de nouvelles technologies et les contretemps associés.
Vous risquez de payer cette incursion en territoire nouveau, au propre comme au figuré…
Les avantages d’un prestataire déjà expert en e-invoice
Un partenaire déjà spécialisé dans la dématérialisation des factures tel que Quadient vous fera bénéficier de son expertise et de son expérience :
- Oubliez les inquiétudes des versions bêta ;
- Faites d’une pierre, deux coups : Quadient Neotouch Facture gère aussi bien la dématérialisation des factures clients que celle des fournisseurs ;
- Vos factures clients seront dotées de la signature électronique qualifiée. Vous avez ainsi l’assurance d’être en règle avec une piste d’audit fiable ;
- Quadient est spécialiste des technologies associées à la digitalisation des documents. Vous profiterez de fonctionnalités avancées associées. Par exemple, la lecture automatique des documents (LAD) permettra d’enregistrer automatiquement les données de vos factures fournisseurs reçues par email ou scannées en PDF. Autant de temps de saisie gagné qui pourra être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
- L’intelligence artificielle de Quadient Neotouch Facture vous permet d’automatiser intégralement les travaux administratifs et comptables liés à la gestion de votre poste clients. En conséquence, vous réduisez significativement vos délais de paiements clients moyens ;
- Profitez de tous les avantages du cloud en effectuant votre transition vers l’e-invoice sur une solution en mode SaaS intégrable avec les outils comptables et financiers que vous utilisez déjà. Avec Quadient Neotouch Facture, vous optez pour un outil accessible à tout moment de vos bureaux ou à distance, au moyen d’une connexion internet. De plus, vous évitez l’enfermement des solutions propriétaires et restez maîtres de vos choix informatiques.
Cerise sur le gâteau, Quadient, qui est présent sur le marché de la gestion documentaire depuis 1992, a déjà bien amorti ses travaux de développement. Vous serez certain de bénéficier d’un tarif compétitif.
Votre entreprise réunionnaise n’a pas encore entamé les démarches pour se préparer à cette échéance ? Pourquoi ne pas avaler ce crapaud dès à présent en contactant Stor Solutions ? Partenaire de Quadient à La Réunion, Stor vous propose de bénéficier de son expérience de plus de 50 ans dans l’accompagnement informatique des entreprises. Appelez-nous à présent et faites de cette obligation fiscale une nouvelle opportunité de gagner plus d’argent !
