Depuis la crise sanitaire, la collaborativité est un concept en vogue. Mais il ne faut pas s’y tromper, il ne s’agit pas uniquement d’une mode passagère, favorisée par la banalisation du télétravail et l’adoption massive des outils numériques qui le rendent possible. Car le travail collaboratif améliore vraiment la productivité des entreprises.
En effet, il optimise vos ressources en favorisant un meilleur partage des connaissances, en motivant davantage vos salariés et en stimulant leur créativité. L’émulation du groupe accroît l’efficacité du travail et accélère l’avancement de vos projets. Ceux-ci sont plus élaborés, plus créatifs, plus percutants. Vous souhaitez vous aussi profiter de cette manne et améliorer la collaborativité de votre TPE/PME ? Suivez nos 4 conseils.
Équipez-vous avec des outils collaboratifs
Il existe toute une palette d’outils collaboratifs couvrant une vaste gamme de besoins. Dotez-vous au moins d’un outil de partage des fichiers offrant la synchronisation. Les modifications qui pourront être apportées sur ces documents seront ainsi instantanément visibles pour tous les membres de l’équipe.
Quel que soit votre choix, privilégiez les outils en SaaS, qui libèrent vos collaborateurs de la contrainte d’être présents sur site, et leur permettent de se connecter avec n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur portable).
Idéalement, l’application retenue vous permettra également d’ouvrir tous les types de documents en ligne sans avoir à les télécharger. Vos collaborateurs ne doivent pas être confrontés à l’impossibilité de les consulter, faute de disposer du logiciel adéquat sur leur appareil. De même, le partage d’écran est une fonctionnalité utile pour faciliter la compréhension des échanges.
Enfin, certains outils de partage et d’édition de fichiers offrent la possibilité d’annoter et de commenter vos fichiers, tout en vous permettant d’identifier les auteurs de ces modifications grâce à des marques spécifiques. En général, ces applications permettent également de conserver l’historique de ces modifications. Vous pourrez donc retrouver facilement une version antérieure du document en question.
Veillez à la sécurisation de vos outils
Le travail collaboratif favorise les échanges et les partages de fichiers et de liens… ce qui augmente les risques que l’un de vos collaborateurs ouvre un fichier contenant un virus, ou qu’il clique par mégarde sur un lien pointant vers un site malveillant.
Pour éviter les vols de données et le piratage possible de votre système d’information, veillez à ce que votre entreprise se dote d’un pare-feu, d’un antivirus et d’un antispam, tous constamment à jour.
Optez de préférence pour des outils offrant un système de connexion sécurisé.
Certaines solutions peuvent gérer l’aspect sécurité de manière spécifique. Par exemple, Office 365 intègre un outil d’intelligence artificielle pour protéger les utilisateurs contre les cyber menaces, y compris celles qui sont encore inconnues.
Formez vos employés à la collaborativité
Certaines personnes ont plus d’aptitudes que d’autres pour le travail d’équipe, et il est important de prendre cette dimension en compte. Beaucoup de tests de recrutement mesurent la capacité des candidats à collaborer collectivement sur des projets. Vous pouvez donc identifier en amont le talent pour la collaboration de vos futurs employés.
Mais l’intelligence émotionnelle peut aussi se cultiver. Il existe de nombreuses formations, sous différents formats, pour améliorer le sens du travail d’équipe, la communication et l’empathie qui sont indispensables pour garantir la cohésion de l’équipe et l’efficacité du travail collectif.
Formez également vos collaborateurs à l’utilisation de vos outils collaboratifs. Il est possible que vos employés les plus âgés ne soient pas familiers de toutes les technologies numériques. Une formation permettra d’éviter leur exclusion virtuelle et leur démotivation. Ils doivent être capables d’utiliser toutes les fonctionnalités proposées.
Créez un environnement propice à la collaboration
N’associez que les collaborateurs susceptibles d’apporter une plus-value à votre projet collaboratif. Une équipe trop grande peut diluer les compétences et nuire à l’efficacité globale du projet. De plus, certaines applications restreignent le nombre d’utilisateurs, et vous devez prendre ces limites en compte.
Présentez de manière claire l’objectif du projet. Veillez à ce que toute information associée soit communiquée simultanément à tous les membres de l’équipe, quel que soit leur échelon hiérarchique. Tous doivent également participer à l’analyse de la situation et à l’évaluation des avancées réalisées.
Favorisez un climat d’ouverture et de bienveillance, évitez les jeux politiques et le « chacun pour soi ». Enfin, n’oubliez pas de promouvoir l’esprit d’équipe en fêtant les succès, et en encourageant la convivialité et la solidarité.
Face à un environnement qui évolue de plus en plus rapidement, le travail collaboratif apporte une réponse agile. Plus adaptable, plus pertinente, votre entreprise conforte sa réussite et avance plus sereinement.
Pourquoi ne pas encore améliorer votre collaborativité en remplaçant une multiplicité d’applications pas forcément compatibles entre elles (chat, visioconférence, gestion de projets, productivité…) par un bouquet d’outils totalement intégrés qui vous offre en prime la sécurisation ? À La Réunion, Stor Solutions est partenaire Microsoft Gold Datacenter. Nous pouvons vous accompagner pour votre migration vers Microsoft 365. Pas encore convaincu ? Téléchargez notre livre blanc pour découvrir ce que ce bouquet apporte aux plus d’un million d’entreprises qui l’utilisent dans le monde.
