Diriger une entreprise, c’est d’abord préparer son avenir. Cela passe souvent par des investissements ou des évolutions pour augmenter la rentabilité ou réduire les coûts. Très souvent, on envisage des achats de logiciels, de matériels informatiques, de machines productives… et l’on oublie que l’on peut aussi automatiser l’affranchissement, et qu’il s’agit d’une décision très judicieuse à plusieurs égards. Pas convaincu ? Voici 3 avantages incontestables des machines à franchir qui devraient vous faire changer d’avis.
Économisez de l’argent grâce à un affranchissement plus précis
La machine à affranchir pèse votre courrier très précisément, grâce à sa balance numérique. Il peut ainsi être timbré au plus juste.
En revanche, bien souvent, lorsque vous affranchissez votre courrier de manière traditionnelle, vous ne le pesez pas. Vous estimez le poids des enveloppes fermées, et en déduisez un certain nombre de timbres. Non seulement, cette approximation peut être éloignée du tarif réel, mais de plus, bien souvent, vous ne disposez pas de toutes les dénominations de timbres. En conséquence, vous subissez des surcoûts en matière d’affranchissement.
Ces surcoûts sont difficilement calculables, mais si votre activité vous amène à produire beaucoup de courrier, ils peuvent vite grimper. Ce peut être un vrai problème si vous contactez régulièrement de nombreux particuliers, par exemple, ou si votre clientèle est très atomisée et que vous n’êtes pas équipé pour numériser vos factures, par exemple.
De plus, la fin du recours aux timbres physiques signifie que vous éliminez les risques de disparition qui y sont associés. En effet, les timbres sont des objets petits et légers, porteurs de valeur. Ils peuvent donc susciter la convoitise d’employés indélicats.
Ils peuvent aussi s’abîmer au point de ne plus être utilisables. Enfin, il est très facile de perdre des timbres en les oubliant dans un tiroir bien rempli, par exemple. Vous pouvez donc potentiellement réaliser des économies dans ce domaine.
Enfin, une machine à affranchir vous permet également d’attribuer des codes de comptabilité analytique à vos courriers. De cette manière, vous analyserez précisément les coûts d’affranchissement induits par les différents services et projets de votre entreprise. Vous serez ainsi à même de détecter d’éventuels dérapages et de rationaliser votre correspondance.
Économisez beaucoup de temps grâce à la suppression de tâches peu productives
Toute entreprise peut être amenée à poster une grande quantité de courrier à certains moments de l’année. C’est le cas lorsque vous devez contacter plusieurs prospects simultanément pour leur faire part d’une offre promotionnelle. Ou lorsque vous avez un grand nombre d’employés dispersés sur des sites différents, auxquels il faut adresser mensuellement leur bulletin de paye.
En fin d’année, au moment du bilan, votre commissaire aux comptes peut également vous demander de contacter vos fournisseurs ou vos clients pour comparer les soldes de leur compte dans vos livres avec les leurs.
Enfin, si vous avez une activité de service impliquant une facturation mensuelle avec une clientèle relativement nombreuse, vous êtes également régulièrement confronté à des volumes de courrier importants à affranchir.
Dans tous ces cas, il faut bien admettre que coller des timbres sur de nombreuses enveloppes n’est pas une tâche très réjouissante.
De plus, la nécessité de poster votre courrier oblige vos employés à se rendre régulièrement au bureau de poste ou au bar tabac voisin pour acquérir de nouvelles planches de timbres. Pour ce faire, ils doivent respecter des horaires pas forcément adaptés à votre activité.
Vous perdez donc des heures de travail sur des activités chronophages, peu intéressantes pour les intéressés et peu productives. Par comparaison, une machine à affranchir se recharge en un clin d’œil, et à l’heure qui vous convient le mieux.
Valorisez votre savoir-faire avec une image plus professionnelle grâce à une machine à affranchir
Votre courrier livre discrètement des informations sur votre entreprise, et cela commence dès la présentation de vos enveloppes. Évidemment, une enveloppe constellée de timbres collés à la va-vite ne produit pas le même effet qu’un affranchissement automatisé.
En outre, les machines d’affranchissement automatique ne se contentent pas de timbrer votre courrier . Elles impriment aussi votre logo, une image ou un slogan de votre choix sur vos enveloppes. Ces impressions renforcent votre crédibilité tout en améliorant le taux d’ouverture de vos courriers.
Elles permettent aux petites entreprises de donner une image plus professionnelle d’elles-mêmes. De cette manière, elles inspirent une plus grande confiance à leurs clients.
En résumé, une machine à affranchir revient en quelque sorte à vous doter d’un véritable bureau de poste dans vos locaux. Elle transforme la corvée ingrate et chronophage du traitement du courrier en une simple tâche qui se règle en quelques minutes. Elle vous permet de réaliser des économies substantielles sur vos coûts d’affranchissement, tout en vous permettant de mieux contrôler vos dépenses dans ce domaine. Enfin, elle renforce votre aura auprès des tiers, et vous permet de développer vos affaires.
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